2. Was sind personenbezogene Daten

Unter personenbezogenen Daten versteht man alle Daten, über die eine natürliche Person identifiziert werden kann. Das können zum Beispiel sein: Kontaktdaten, Lebensläufe und andere Merkmale zur Identifikation. Besondere personenbezogene Daten sind beispielsweise Daten über Rasse oder ethnische Herkunft, strafrechtliche Vergangenheit, religiöse oder weltanschauliche Überzeugung, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Informationen über Gesundheit oder sexuelles Verhalten.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet matchING und warum?

matchING verarbeitet personenbezogene Daten bei der Suche nach Kandidaten und geeigneten Projekten sowie im Rahmen des Abschlusses von (Arbeits-)Verträgen gemäß DSGVO Artikel 6b. In bestimmten festgelegten Fällen, ist matchING gesetzlich verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten.

matchING speichert sensible personenbezogene Daten aus Punkt 2 in der Regel nicht und wertet sie dementsprechend auch nicht aus. Ausnahmen (z.B. Ergebnisse von medizinischen Untersuchungen bei Mitarbeitern) sind im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen und/ oder in Absprache mit dem Betroffenen persönlich zu regeln. Für angestellte Mitarbeiter oder bei Kunden mit Rahmenvereinbarungen werden dann erweiterte Datenschutzvereinbarungen geschlossen.

3.1 Welche Arten von Daten werden erfasst und verarbeitet?

Art der verarbeiteten Daten

• Kandidatendaten,
• Bewerberdaten,
• Kundendaten,
• Kundenansprechpartner,
• Sublieferantendaten,
• Lieferantendaten,
• Vertragsdaten (nur bei Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten),
• Zahlungsdaten (nur bei Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten),
• Besucher unserer Internetseiten.
• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach den folgenden Ziffern ist Art 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Unsere Interessen an der Datenverarbeitung sind insbesondere die Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit der Website, die Untersuchung der Art und Weise der Nutzung der Website durch Besucher, und die Vereinfachung der Nutzung der Website. Sofern nicht spezifisch angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der verfolgten Zwecke notwendig ist.

3.2 Wer verarbeitet die Daten bei matchING?

Bei matchING erhalten nur die Mitarbeiter Zugang zu den personenbezogenen Daten, für die die Daten notwendig für die Ausführung ihrer Arbeit ist. Weiterhin gewährt matchING nur ausgewählten Partnern Einsicht auf personenbezogenen Daten, bei dem matchING diese zur Erfüllung seiner Dienstleistungen und Pflichten benötigt, zum Beispiel Steuerbüros, IT- Dienstleister, Kanzleien oder Managed-Service-Provider unserer Kunden. Alle Mitarbeiter und Partner unterliegen dabei der Geheimhaltung.

3.3 Werden personenbezogene Daten, die wir erheben durch matchING außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergegeben?

Nein und es ist auch nicht geplant dieses zu tun.

3.4 Wie lange werden Ihre Daten aufbewahrt?

matchING bewahrt personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für die Erfüllung seiner Dienstleistung und Ziele notwendig ist. In manchen Fällen ist matchING verpflichtet, personenbezogene Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern oder Kundendokumenten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht matchING die personenbezogenen Daten aus seinen Systemen. Weiter unten finden Sie unserer Richtlinie, mit Aufbewahrungszeiträumen je nach Art.

3.5 Wie sichert matchING Ihre personenbezogenen Daten?

Durch unsere organisatorischen und technischen Maßnahmen versuchen wir alles Mögliche, um Ihre Daten zu schützen. Wir überwachen unsere Infrastruktur permanent und sind vorausschauend und umsichtig bei möglichen Bedrohungen oder Angriffen. Dabei lassen wir uns stetig von externen Spezialisten beraten.

3.6 Welches CRM System nutzt matchING?

matchING nutzt Salesforce als zentrales CRM System. Die Daten und Informationen von Kandidaten, Bewerbern, Kunden/ Kundenansprechpartner und (Sub)Lieferanten werden hierzu auf Servern unseres Softwarepartners Salesforce gespeichert. Erlaubnisnorm zur Datenverarbeitung steht im Beschäftigungskontext mit unseren Kandidaten und Mitarbeitern bzw. in der Vertragsanbahnung mit unseren Kunden/ Kundenansprechpartner und (Sub)Lieferanten. Salesforce.com ist zertifizierter Lizenznehmer des TRUSTe Privacy Seal (Online-Datenschutzsiegel). Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch salesforce.com können Sie der vollständigen Datenschutzerklärung unter https://www.salesforce.com/de/company/privacy entnehmen. Fragen bezüglich der Datenschutzerklärung oder des Umgangs mit personenbezogenen Daten stellen Sie bitte hier oder per Post an folgende Adresse: Salesforce.com Privacy; The Landmark @ One Market Street, Suite 300; San Francisco, CA 94105, USA.

4 . Nutzung der matchING Website

4.1 Zugriffsdaten

Nutzen Sie unsere Website, so werden automatisch Daten wie zum Beispiel zum Nutzerverhalten oder auch die Interaktionen mit unserer Website erfasst. Zur Datenerfassung gehört Name, URL, abgerufene Dateien, Datum und Uhrzeit Ihres Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP response code), Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer URL (d.h. die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

Die Protokolldaten werden nicht Ihrer oder irgendeiner Person zugeordnet, es gibt auch keine Profilerstellung. Die Daten werden rein für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung unseres Onlineangebotes, aber auch zur anonymen Erfassung der Anzahl der Besucher auf unserer Website (traffic) sowie zu Umfang und zur Art der Nutzung unserer Website und Dienste ermittelt.

4.2 Cookies

matchING nutzt Cookies für die Nutzung seiner Websiten, um Verhalten und Interessen der Besucher zu erkennen. Damit ist es uns möglich, unsere Dienstleistung stetig zu verbessern und den Interessen unserer Besucher anzupassen. Der Benutzer kann die Verwendung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit per Einstellung des Internetbrowsers vermeiden und damit der Verwendung von Cookies dauerhaft widersprechen. Bisher verwendete Cookies können durch den User jederzeit gelöscht werden. Es kann jedoch möglich sein, dass bei Deaktivierung der Cookies nicht alle Funktionen unserer Website mehr vollständig verfügbar sind.

4.3 E-Mail

Wenn Sie mit uns per Mail Kontakt aufnehmen (z. B. im Rahmen Ihrer Bewerbung), speichern wir Ihre Mail bzw. Ihre Daten zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen. Weitere personenbezogene Daten speichern und nutzen wir nur, wenn Sie dazu einwilligen oder dies ohne besondere Einwilligung gesetzlich zulässig ist.

4.4 Soziale Medien

matchING nutzt diverse soziale Medien, um dort mit Kandidaten, Bewerbern, Kunden, Interessenten, Sublieferanten und Lieferanten in Kontakt zu treten und zu kommunizieren. matchING weist darauf hin, dass die Daten der Nutzer auf den sozialen Medien auch außerhalb der EU verarbeitet oder gespeichert werden können.

Informationen zu der Verarbeitung Ihrer Daten und einem möglichen Widerspruch finden Sie auf den Internetseiten des jeweiligen Anbieters.

4.5 Verwendung von Web Fonts

matchING verwendet auf seiner Website auch externe Schriften und Fonts. Die Einbindung dieser Web Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf. Wir weisen darauf hin, dass dieser auch außerhalb der EU stehen kann. Hierdurch wird an den Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird die IP-Adresse des Browsers des Endgerätes des Besuchers dieser Internetseiten auf dem Server gespeichert.

4.6 Newsletter

matchING nutzt Newsletter über E-Mailversand, um seine Bewerber, Mitarbeiter, Interessenten und Kunden sowie Sublieferanten über aktuelle Informationen und Angebote der matchING zu informieren. Der Versand des Newsletters erfolgt nur, wenn der Benutzer vorher dem Newsletter zugestimmt hat. Das Abonnement unseres Newsletters kann durch einen Benutzer jederzeit gekündigt werden. Wir geben die Daten und Informationen aus dem Newsletter Dienst nicht an Dritte weiter. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte.

4.7 Hosting und Logfiles

Wir erheben auf Grundlage unseres o.g. berechtigten Interesses Daten über jeden Zugriff auf die Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Website, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und des anfragenden Providers. Die genannten Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 90 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung aus gesetzlichen Vorgaben (z.B. zu Beweiszwecken) erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorgangs von der Löschung ausgenommen.

5. Datenschutz von Kandidaten, Bewerbern, Kunden, Kundenansprechpartner und (Sub-)Lieferanten

5.1 Kandidaten

Personenbezogene Daten von Kandidaten kommen aus externen Datenbanken und externen Jobportalen. matchING nutzt diese Daten zur Besetzung von Projekten bei unseren Kunden durch den jeweiligen Kandidaten. Nach spätestens 30 Tagen, nachdem der Kandidat von matchING gefunden wurde, nimmt matchING Kontakt mit ihm auf, um sein Interesse erkennbar zu machen. Die Rechtsgrundlage ist die Erlaubnisnorm zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext. Die Daten werden nur intern durch matchING und durch den Kunden bzw. Kundenansprechpartner genutzt. Es erfolgt durch matchING keine Weitergabe dieser Daten außerhalb der EU. Nach 6 Monaten nach der ersten Erfassung der Daten werden diese gelöscht. Falls der Kandidat seine Einwilligung erteilt, werden die Daten spätestens nach 24 Monaten automatisch gelöscht.

5.2 Bewerber

Die Daten unserer Bewerber kommen aus den Bewerbungsunterlagen des jeweiligen Bewerbers sowie aus externen Datenbanken. matchING nutzt diese Daten zur Besetzung von Projekten bei unseren Kunden durch den jeweiligen Bewerber. Die Rechtsgrundlage ist die Erlaubnisnorm zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext. Die Daten werden nur intern durch matchING und durch den Kunden bzw. Kundenansprechpartner genutzt. Es erfolgt durch matchING keine Weitergabe dieser Daten außerhalb der EU. Nach spätestens 24 Monaten werden die erfassten Daten automatisch gelöscht.

5.3 Mitarbeiter

Mitarbeiterdaten und Informationen unterliegen speziellen Bestimmungen, auch im gesetzlichen Sinne. So können Mitarbeiterdaten, Informationen und Belege frühestens nach 6 Jahre nach Austritt gelöscht werden. In bestimmten Fällen sogar erst nach 10 Jahren. Der Prozess wird mit dem jeweiligen Mitarbeiter persönlich geregelt.

5.4 Kunden/ Kundenansprechpartner

Die Daten und Informationen zu Kunden und Kundenansprechpartner kommen durch die Aktivitäten von matchING in der Kundenakquise. Wir nutzen die Daten ausschließlich zum Zweck der Geschäftsanbahnung sowie zur regelmäßigen Kundenbetreuung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragsanbahnung. Die Daten nutzt matchING ausschließlich intern- es erfolgt keine Übermittlung oder Weitergabe an Drittländer oder internationale Organisationen. Wir verarbeiten die Daten zu Kundenansprechpartnern solange es für die Erfüllung unserer Dienstleistungen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist sowie für die Vertragsanbahnung.

5.5 (Sub-) Lieferanten

Die Daten und Informationen stammen aus Angeboten der Lieferanten, externen Datenbanken oder der Lieferantenakquise durch matchING. Wir benötigen diese Daten zum Zweck der Lieferantenverwaltung und Geschäftsanbahnung. Die Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung. Die Daten werden ausschließlich durch matchING intern sowie von dessen Kunden/ Kundenansprechpartner zur Projektvermittlung verarbeitet. Wir verarbeiten die Daten zu Lieferanten solange es für die Erfüllung unserer Dienstleistungen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist bzw. auch für die Vertragsanbahnung selbst.

6. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener

Gesetzlich haben Sie verschiedene Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an die in Ziffer 1 genannte matchING Adresse. Wir weisen darauf hin, dass diese genannten Rechte nur auf die eigenen personenbezogenen Daten ausgeübt werden können. Es ist nicht gestattet, diese Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten von Dritten auszuüben. matchING kann in diesem Zusammenhang Betroffene bitten, sich eindeutig zu identifizieren.

Sie haben folgende Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener:

• 21 DSGVO Widerruf einer erteilten Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
• 15 DSGVO Auskunftsrecht über personenbezogene Daten;
• 16 DSGVO Korrektur nicht korrekter oder aktueller personenbezogener Daten;
• 17 DSGVO Löschung von personenbezogenen Daten, wenn matchING diese nicht mehr benötigt oder durch Anfrage eines/einer Betroffenen;
• 21 DSGVO Einspruch erheben gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses von matchING oder eines anderen Verarbeitungsverantwortlichen, wenn die Betroffenen schwerwiegende Gründe hierfür haben;
• 18 DSGVO Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in gesetzlich festgelegten Fällen;
• 20 DSGVO Datenübertragung von eigenen personenbezogenen Daten, die matchING in gesetzlich festgelegten Fällen vorgelegt wurden;
• 77 DSGVO Beschwerde einreichen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch matchING bei der nationalen Aufsichtsbehörde (http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080).